Vad är resursplanering?

Resursplanering är arbetet med att fördela människors tid över uppdrag framåt: vem som ska ligga var, när, och på vilken omfattning. I ett konsultbolag är det planen över konsulternas tid de kommande månaderna, och den ställer två frågor mot varandra — vad kunderna har beställt, och vilka ni har att göra det med.

Samma ord används om skiftläggning, produktion och maskinbeläggning i andra branscher. Den här sidan handlar om konsultbolag.

Resursplanering och resursallokering

Resursplanering är hela planen över tid: kapacitet, efterfrågan och glapp, ofta några månader framåt. Resursallokering är det enskilda beslutet att lägga en bestämd person på ett bestämt uppdrag under en bestämd period. Allokeringen är raden; planeringen är arket. En allokering går att ändra på en eftermiddag, en plan gör det inte.

Så gör du en resursplan

1. Räkna kapaciteten. Arbetsdagar i perioden × timmar per dag × antal konsulter, minus semester, helgdagar, deltid och känd frånvaro.
2. Räkna efterfrågan. Timmarna i de uppdrag som redan är sålda, plus en rad per offert som ännu inte är avgjord. Håll de två isär: sålt och troligt är inte samma sak, och en plan som blandar dem blir en önskelista.
3. Lägg allokeringarna. En rad per person och uppdrag, med start, slut och omfattning. Här upptäcks dubbelbokningarna.
4. Titta på glappet. Överskott betyder konsulter utan uppdrag och är ett säljproblem. Underskott betyder uppdrag utan konsulter och är ett rekryterings- eller underkonsultproblem. De två löses av olika personer, så skilj dem åt i planen.
5. Uppdatera varje vecka. En plan som ses över en gång i kvartalet är en efterhandskonstruktion. Kvarten som räknas är den där ett slutdatum flyttas innan det har passerat.

Kolumnerna planen behöver

Det här är hela mallen. Skriv av kolumnerna i ett kalkylblad, en rad per allokering, så har du en användbar resursplan på en kvart:

• Konsult — person, roll och senioritet.
• Uppdrag och kund — vad raden avser.
• Status — sålt, offert eller intern tid. Den här kolumnen är den viktigaste och den som oftast saknas.
• Start och slut — datum, inte månad.
• Omfattning — procent eller timmar per vecka.
• Förlängningsoption — finns den, och när måste den bekräftas?
• Ansvarig — vem som äger raden när något ändras.
• Senast bekräftad — datumet raden senast stämdes av med kunden. Utan den kolumnen vet ingen vilka rader som är gissningar.

Räkneexempel: kapacitet mot efterfrågan

Ett team på fyra heltidskonsulter, en månad med 21 arbetsdagar. Kapaciteten är 4 × 21 × 8 = 672 timmar. De sålda uppdragen kräver 540 timmar.

132 timmar är drygt tre fjärdedelar av en heltidskonsult under en månad. Om de ligger utspridda som en eftermiddag här och där går de inte att sälja; ligger de samlade hos en person är det en konsult att aktivt söka uppdrag åt. Samma tal, två helt olika åtgärder — vilket är skälet att planen ska läsas per person och inte bara som ett totalvärde. Mer om beläggningsgrad. Talen är påhittade och finns bara för att visa räkningen.

Kalkylblad eller verktyg?

Ett kalkylblad är rätt svar längre än de flesta tror. Det kostar inget, alla kan det, och en plan som bara konsultchefen tittar i behöver inget mer. Det som brukar ta slut är tre saker: flera personer som redigerar samtidigt, historiken över vad som ändrades och när, och kopplingen till var uppdragen faktiskt kommer ifrån. Byt när arket börjar ge fel svar, inte när det känns stort.

Var Kretsia kommer in

Kretsia arbetar i ledet före planen: bevaka nya konsultuppdrag, ställa kraven i dem mot konsulterna du har — krav för krav, uppfyllt eller saknat, med raden ur cv:t bakom — och visa vilka som är lediga och från när. Du får en motivering att ta ställning till, och konsultchefen fattar beslutet. Så fungerar det för konsultbolag.