Säkerhet och GDPR

Uppgifter om riktiga människor.
Hanterade med omsorg.

I Kretsia ligger kandidaternas cv:n, svar och intervjuanteckningar. Här står vad vi lagrar, hur länge vi sparar det och vem som kan öppna det – på vanlig svenska, och med dokumenten bakom tillgängliga på begäran.

Boka en demo Läs integritetspolicyn
Kretsia data overview: each kind of candidate data with where it is stored, how long it is kept and who can see it KretsiaCandidatesDataAccessActivity logData regionEUData overviewEverything your workspace holdsDATASTORED INRETENTIONVISIBLE TOCandidate profilesName, contact, CVEU region24 monthsYour teamApplicationsAnswers and filesEU region12 monthsYour teamInterview notesSummary and audioEU region6 monthsInterviewersAccount usersName and work emailEU regionWhile activeAdminsNothing leaves your workspace.Your admin sets every retention period. Kretsia staff need your go-ahead.

Kort sagt

Fyra svar först,
detaljerna sedan.

Kretsia AB har sitt säte i Göteborg och hanterar kandidatdata för er räkning, enligt GDPR.

  • Ni vet var den ligger

    Vi anger skriftligt vilken region er arbetsyta och dess säkerhetskopior körs i.

  • Ni bestämmer hur länge

    Välj en lagringstid per typ av uppgift. Raderat är raderat.

  • Roller avgör vem som ser vad

    Ge var och en den åtkomst arbetet kräver. Ändringar skrivs till en logg.

  • Dokument på begäran

    Personuppgiftsbiträdesavtal, underbiträdesförteckning och vår säkerhetssammanfattning.

Så fungerar det

Vad vi lagrar, och
vem som kommer åt det.

Kandidatdata

Bara det rollen kräver.

Ett kandidatkort innehåller det personen har skickat till er och det ert team har skrivit ner: kontaktuppgifter, cv, svar på era frågor och intervjuanteckningar. Inget annat samlas in i det tysta i bakgrunden.

Öppna vilket kort som helst, så står det vid varje fält var uppgiften kommer ifrån. Profiler från kandidatsökningen och inkomna ansökningar hålls isär, så ni vet alltid om någon har sökt sig till er eller hittats åt er.

  • Varje fält visar sin källa
  • Ni väljer vad som är obligatoriskt och vad som är frivilligt
  • Kretsia rangordnar och förklarar, ert team beslutar
Kretsia candidate record: each field with where it came from, why it is kept and whether it is required KretsiaCandidatesDataAccessActivity logCandidate recordAmira Rahimi · added 12 MarchARAmira RahimiFrontend consultant · GöteborgFIELDWHY IT IS KEPTNEEDED?Name and contactFrom her applicationSo you can reach herRequiredCV and work historyUploaded by herTo compare with the roleRequiredApplication answersQuestions you wroteOnly what you ask forYour callInterview notesWritten by your teamTo agree the next stepOptionalYou choose which fields are required

Åtkomst, lagringstid och radering

Ni bestämmer vem som ser det, och hur länge.

Rollerna ser till att kandidaterna hamnar hos dem som arbetar med rekryteringen. En administratör ser hela arbetsytan, en rekryterare ser sina egna rekryteringar och en rekryterande chef ser de kandidater som har delats med hen.

Sätt en lagringstid för varje typ av uppgift, så rensas uppgifterna automatiskt när tiden har gått ut. Raderar ni en kandidat försvinner kortet; det som finns kvar i säkerhetskopior försvinner i takt med att de gallras ut.

  • Tre roller, som er administratör ändrar
  • En lagringstid per typ av uppgift
  • Raderingar och rollbyten loggas
Kretsia access settings: three roles with what each can see, export and delete, and an activity log of recent changes KretsiaCandidatesDataAccessActivity logLog keptFrom day oneAccessWho can see what, and what has happenedROLEWHAT THEY SEEEXPORTDELETEAdmin2 peopleEverything in the workspaceRecruiter6 peopleRoles they work onHiring manager11 peopleCandidates shared with themACTIVITY LOGToday 09:14Deleted Erik Sandberg at his requestIda L. · AdminToday 08:52Exported 14 candidate recordsIda L. · AdminMon 16:20Changed Sara Ahmed to read-onlyNils P. · Admin

Var data finns

En kort lista med underbiträden, alla namngivna skriftligt.

Kretsia körs på molninfrastruktur, och vi anger vilken region er arbetsyta körs i innan ni skriver på. Några andra tjänster behövs för att allt ska fungera: hosting, e-postutskick, AI-modellen som läser och rangordnar text, och felövervakning.

Den aktuella listan – namnen, vad var och en hanterar och var den körs – följer med personuppgiftsbiträdesavtalet. Be om den innan ni skriver på, och när som helst efteråt. Vi skriver till er innan listan ändras.

  • Hosting, e-post, AI-modell, felövervakning
  • En namngiven lista som hålls aktuell
  • Fråga oss vad var och en av dem kan se
Kretsia sub-processor list: the kinds of service that help run Kretsia, what each one handles and where it runs KretsiaCandidatesDataAccessActivity logNamed listOn requestSub-processorsServices that help run KretsiaSERVICEWHAT IT DOESWHERECloud hostingEverything in your workspaceRuns the app and databaseEU regionEmail deliveryNames and email addressesSends invites and alertsEU regionAI model providerCV text and job descriptionsRanks and summarises textEU regionError monitoringTechnical logsTells us when something breaksEU regionThe named list comes with the agreement.Ask for the current version at any time. We write to you before it changes.

Frågor inför köp

Det köpare frågar oss
innan de skriver på.

Er arbetsyta, dess databas och dess säkerhetskopior körs alla i en och samma namngivna region, och vi talar om skriftligt vilken det är innan ni skriver på. Kretsia AB har sitt säte i Göteborg. Behöver er inköpsavdelning veta mer om upplägget är det bara att fråga, så får ni det också skriftligt.

Ja. Raderar ni kortet försvinner det ur arbetsytan, för alla. Kopior i säkerhetskopior försvinner i takt med att de gallras ut, och vi kan berätta hur det schemat ser ut. Själva raderingen skrivs in i aktivitetsloggen.

Öppna kandidatens kort: där finns allt ni har om personen, fält för fält, med var varje uppgift kommer ifrån. Ni kan radera uppgifterna från samma vy. Svaret till kandidaten kommer från er – det är er data – och vi hjälper er att sätta ihop det.

Ja. Det är er data. Be oss, så skickar vi era kandidater, ansökningar och anteckningar. När ni slutar kan ni också be oss radera det vi har.

Ett litet supportteam, och bara för att hjälpa er med något ni själva har frågat om. Vi läser inte kandidatkort för egna syften, och vi säljer dem inte. Vill ni ha det inskrivet i avtalet, säg till så skriver vi in det.

Personuppgiftsbiträdesavtal, den aktuella underbiträdesförteckningen och en skriftlig säkerhetssammanfattning skickas på begäran, innan ni skriver på eller när som helst efteråt. Vi är ett ungt bolag och påstår oss inte ha certifieringar som vi inte har – fråga vad vi kan visa, så får ni ett rakt svar.

Se hur Kretsia
passar ert arbetssätt.

Utforska kandidatsökning, ATS och intervjubokning utifrån ert teams behov.

Boka en demo
The Kretsia app: consultants, assignments and matches, with the reason a consultant matches KretsiaConsultantsAssignmentsMatchesAlertsNext scanLater todayMatchesThis morning · 6 newCONSULTANTASSIGNMENTFITARAmira RahimiFrontend consultantSenior React consultantGöteborg · Marketplace94% matchAKAnna KarlssonCloud ArchitectAzure Landing ZoneGöteborg · Marketplace96% matchESErik SandbergBackend, JavaBackend Lead, KistaStockholm · Career site90% matchWhy Amira matchesSix years of React and TypeScript. Swedish and English.In Göteborg, free from May. The assignment wants a May start.Alert sentToday 08:02