Vad är en kompetensdatabas?

En kompetensdatabas är en samlad och sökbar förteckning över vad personerna i organisationen kan: teknik, roller, branscher, språk, nivå och när kunskapen senast användes. I ett konsultbolag är den underlaget för varje förfrågan som kommer in — den avgör hur snabbt du kan svara på frågan "har ni någon som kan det här, och när kan hen börja?".

Ordet har en helt annan betydelse i byggbranschen, där en kompetensdatabas är registret över utbildningsbevis och behörigheter på arbetsplatsen. Söker du det är du på fel sida. Den här handlar om kompetensdatabaser för konsultbolag och IT-konsulter.

Kompetensdatabas eller kompetensmatris?

En kompetensmatris är en tabell: personer på ena ledden, kompetenser på den andra, en nivå i varje ruta. Den är utmärkt för ett team på tio och oläslig för ett bolag på hundra, eftersom antalet rutor växer med båda ledderna samtidigt.

En kompetensdatabas är underlaget: en post per person med fält som går att söka, filtrera och uppdatera var för sig. Matrisen går att rita ur databasen när någon vill se den. Databasen går inte att läsa ur matrisen, eftersom matrisens rutor saknar datum, bevis och sammanhang. Börja i databasen, gör matrisen vid behov.

Vad en post innehåller

• Person och roll — namn, titel, senioritet, anställd eller underkonsult.
• Kompetenser med nivå — tekniker, metoder och verktyg, var och en med en nivå på en bestämd skala.
• Senast använd — årtalet kompetensen senast användes i ett uppdrag. Utan det fältet åldras databasen utan att någon märker det.
• Bevis — uppdraget, kunden eller raden i cv:t som nivån vilar på.
• Bransch och domän — bank, offentlig sektor, industri, handel. Kunder frågar lika ofta efter domänvana som efter teknik.
• Språk — vilka språk konsulten kan arbeta på, inte bara tala.
• Tillgänglighet — ledig från vilket datum, och på vilken omfattning.
• Ort och distansvilja — hur många dagar på plats som fungerar, och var.
• Vill arbeta med — konsultens egen önskan. Den avgör om personen tackar ja.

Exempel: en post

Ett påhittat exempel, för att visa formen:

Notera raden "senast använd". AWS på nivå 2 från 2022 är inte samma erbjudande till kund som AWS på nivå 2 från i år, och det är precis den skillnaden en matris utan datum döljer.

Så gör du en kompetensmatris

1. Lista de kompetenser ni faktiskt får förfrågningar om. Börja med tjugo, inte tvåhundra — en matris ingen orkar fylla i är sämre än ingen matris.
2. Bestäm en skala och skriv ner vad varje steg betyder. Fyra steg räcker: 1 har sett det, 2 har arbetat med det under handledning, 3 arbetar självständigt, 4 leder andra och anlitas som stöd.
3. Låt konsulten fylla i själv och låt konsultchefen kvittera. Självskattning ensam glider isär mellan blygsamma och frimodiga; kvitteringen är det som gör siffran jämförbar.
4. Sätt ett årtal per rad, inte ett datum på hela matrisen.
5. Bestäm när den uppdateras — vid uppdragsstart, vid uppdragsslut och på utvecklingssamtalet. Skriv in det i rutinen, annars sker det inte.

Så håller man den aktuell

Kompetensdatabaser dör sällan av att vara felbyggda. De dör av att ingen har någon anledning att öppna dem. Två saker håller dem vid liv: att underhållet hänger på en händelse som ändå inträffar — ett uppdrag som börjar eller slutar — och att databasen faktiskt används när en förfrågan kommer in. Söker konsultchefen i den varje vecka syns luckorna av sig själv. Används den bara vid årsskiftet är den fel redan i februari.

Var Kretsia kommer in

Kretsia använder underlaget till matchningen: kraven läses ur ett inkommet uppdrag och ställs bredvid konsulterna du har, krav för krav, markerade som uppfyllda eller saknade med raden ur cv:t bakom. Saknas en kompetens sägs det rakt ut i stället för att gömmas i ett poängtal, och konsultchefen fattar beslutet. Så fungerar det för konsultbolag.