Vad är ett ATS (rekryteringssystem)?

Ett ATS, applicant tracking system, är ett rekryteringssystem: programvaran där en rekryterare samlar sina öppna roller, de ansökningar som kommer in och varje kandidats väg genom urvalet, från publicerad annons till erbjudande. På svenska används orden ATS, rekryteringssystem, rekryteringsverktyg och rekryteringsprogram om i princip samma sak.

Den här guiden är skriven för små rekryteringsbolag, konsultbolag som själva rekryterar och interna rekryteringsteam. Den går igenom vad ett ATS gör, vad som skiljer det från ett CRM, hur ni väljer, vad det kostar och vad GDPR kräver, och nämner Kretsia först där det hör hemma.

Vad ett ATS gör

Kärnan är densamma i alla system. Det som skiljer är hur väl delarna hänger ihop.

• Pipeline. Varje roll får en tavla med steg, till exempel ny, telefonintervju, intervju, referenser och erbjudande. Flyttar du en kandidat ser alla i teamet det.
• Ansökningar. Ansökningarna kommer in på ett ställe i stället för i en delad inkorg, med cv, svar på urvalsfrågor och historik på ett kandidatkort.
• Karriärsida och annonsering. Rollen publiceras på en egen karriärsida och ofta även på annonskanaler. Ansökningsformuläret är kopplat direkt till pipelinen.
• Talangpool. Personer ni redan har pratat med går att söka fram igen när en liknande roll öppnas, förutsatt att ni får behålla uppgifterna (se GDPR nedan).
• Gallring och GDPR. Regler för när uppgifter raderas, och en väg för kandidaten att få ut eller radera det ni sparat.
• Samarbete. Anteckningar, betyg och behörigheter, så att en rekryterande chef kan se kortlistan utan att få tillgång till allt.
• Integrationer. Kalender och e-post för intervjutider, annonskanaler och ibland ett HR- eller lönesystem för att föra över den som anställs.

Allt fler system lägger till AI som läser ansökningar mot kraven. Fråga då om systemet förklarar sin bedömning i klartext och om en människa fattar beslutet. Det senare är inte bara god sed: IMY påminner om att den som söker ett jobb har rätt att inte bli föremål för ett beslut som enbart grundas på automatiserat beslutsfattande.

ATS, CRM och rekryteringsverktyg

Ett ATS hanterar processen runt en roll: personen har sökt, och systemet håller ordning på vad som händer härnäst. Ett rekryterings-CRM (talent CRM) hanterar relationen före ansökan: personer som ni vill hålla kontakten med, ofta med nyhetsbrev, intresseanmälningar eller en kandidatportal. Både Teamtailor och Jobylon beskriver sig som ett ATS med en CRM-del, så gränsen går inte mellan produkterna utan mellan funktionerna.

Rekryteringsverktyg är det bredare ordet. Det kan betyda ett ATS, men också ett verktyg för kandidatsökning, tester, annonsering eller intervjubokning. Sök på ordet och du får även träffar om rekryteringsföretag. Skriver du "rekryteringssystem" eller "ATS" är det programvaran du menar.

Ett konsultbolag har dessutom ett tredje system i huset, det som håller reda på konsulterna och uppdragen. Det är inte ett ATS. Läs mer i guiderna om kompetensdatabas och resursplanering.

Vem behöver ett ATS?

• Små rekryteringsbolag. Flera kunder och flera roller samtidigt gör att en delad inkorg och ett kalkylark slutar fungera. Ni behöver se vilken kandidat som är var, för vilken kunds roll, och kunna skicka en kortlista medan förfrågan är färsk.
• Konsultbolag som rekryterar. Ett konsultbolag anställer och tar in underkonsulter i takt med uppdragen. Ansökningarna, talangpoolen och karriärsidan är samma verktyg som hos ett rekryteringsbolag, men rekryteringen sker åt er själva.
• Interna team. En eller några rekryterare som tillsätter ett fåtal roller om året. Här är poängen att slippa leta efter vem som skrev vad, och att kunna visa en rekryterande chef var rollen står.

Rekryterar ni några gånger om året kan ett kalkylark räcka. Det som brukar få folk att byta är inte volymen utan gallringen: att hålla ordning på vilka uppgifter som ska raderas när, för hand, är svårt.

Så väljer du: en checklista

Ställ de här frågorna till varje leverantör, och be om svaret skriftligt.

Vad kostar ett rekryteringssystem?

Det finns inget enhetligt pris. Fyra modeller förekommer, och de som publicerar belopp visar hur olika de kan se ut. Alla uppgifter nedan är hämtade från leverantörernas egna sidor 8 oktober 2026.

• Per användare eller arbetsplats. Recruto visar rekryteringsverktyget från 1 395 kr i månaden vid kvartalsvis betalning och från 995 kr i månaden vid årsvis betalning (sidan skriver "spara upp till 23 %"). I grundabonnemanget ingår en arbetsplats och en användare, därefter 99 kr i månaden för varje ny. Provperioden är 14 dagar.
• Efter företagets storlek. Workable visar Standard 299, Premier 599 och Enterprise 719 USD i månaden och har storleksband från 1 till över 1 000 anställda. Recruitee säger att priset beror på plan och antal anställda och att avtalen har ett års minsta bindningstid, men visar inga belopp.
• Per licens och aktiva jobb. Zoho Recruit prissätter per rekryterarlicens: en aktiv tjänst per licens i gratisplanen, tio i Standard och tjugo i Enterprise.
• Offert. Teamtailor publicerar inget belopp och skriver "Låt oss ge dig en offert", med obegränsat antal jobbannonser och användare. Jobylon visar inget belopp på de sidor vi läste; åtgärden är "Boka demo". Talentech skriver att priset anpassas efter företagets storlek, komplexitet och behov. Higher skriver att kostnaden varierar med storlek, antal rekryteringar och moduler.

Jämför vad som räknas, inte bara kronorna. Ett system som kostar per användare blir dyrare när teamet växer, ett som prissätter efter anställda blir dyrare med kundens storlek, och en offert går inte att jämföra förrän ni fått en. Tredjepartssajter listar uppskattade priser för flera av systemen. Vi återger dem inte, eftersom leverantörerna själva inte bekräftar dem.

Rekryteringssystem på den svenska marknaden

Det här är ingen rangordning. Beskrivningarna bygger på vad varje leverantör skriver om sig själv på sin egen webbplats den 8 oktober 2026.

Läs tabellen med er egen storlek i åtanke. Teamtailor har en särskild ingång för bolag med 0 till 1 000 anställda, Jobylon beskriver sig utifrån flera varumärken och marknader och Talentech har bland annat en plattform för offentlig sektor. Fråga i varje fall hur onboarding, bindningstid och pris ser ut för en grupp på en till tre personer. Tabellen gäller dessutom rekrytering: att bevaka konsultuppdrag och matcha konsulter mot dem är en annan funktion.

GDPR och gallring i Sverige

Tillsynsmyndighet för dataskydd i Sverige är Integritetsskyddsmyndigheten (IMY). På sin sida om rekryteringssystem och kompetensdatabaser (senast uppdaterad 15 juni 2026, läst 8 oktober 2026) står i korthet:

• Gallring. Ansökningshandlingar, intervjuanteckningar och referenser får behandlas så länge de behövs för rekryteringen. Därefter ska de som utgångspunkt raderas eller avidentifieras.
• Rättsliga anspråk. Arbetsgivaren får spara uppgifterna så länge den sökande kan vidta rättsliga åtgärder, till exempel överklaga en anställning. Hur länge det är i ert fall är en juridisk fråga, inte en inställning.
• Talangpool. Vill ni spara uppgifter för framtida rekryteringar krävs att den sökande samtycker till det. IMY menar samtidigt att samtycke sällan är en lämplig rättslig grund i arbetslivet, så ett samtycke måste vara frivilligt och gå att dra tillbaka.
• Känsliga uppgifter. Det är normalt inte tillåtet att behandla känsliga personuppgifter eller uppgifter om lagöverträdelser i samband med rekrytering.
• Automatiserade beslut. Den sökande har rätt att inte bli föremål för ett beslut som enbart grundas på automatiserat beslutsfattande, inklusive profilering, om beslutet får rättsliga följder eller liknande betydande påverkan.

Kandidatens rättigheter. IMY listar rätten till information, tillgång (registerutdrag), rättelse, radering, begränsning, invändning och dataportabilitet, samt rättigheter vid automatiserade beslut. De finns beskrivna på IMY:s sida Dina rättigheter. Ett bra ATS ska göra det till några klick att ta fram och radera allt om en person. Om uppgifter bara får sparas så länge de behövs, se även IMY:s allmänna svar på hur länge man får spara personuppgifter.

Vad ni bör kräva av systemet. Automatiska gallringsregler är redan vanliga. Teamtailors supportsida beskriver till exempel regler för avslagna ansökningar, inaktiva kandidater, kandidater utan aktivt syfte och begäran om borttagning, där en markerad profil raderas en vecka senare (källa, läst 8 oktober 2026). Jobylon skriver att deras system har automatiserade GDPR-regler. Fråga alla leverantörer hur det fungerar och var uppgifterna lagras. Och glöm inte att ni själva är personuppgiftsansvariga: systemet hjälper er, men ansvaret flyttas inte.

Var Kretsia kommer in

Kretsia har ett rekryteringssystem (ATS) med en pipeline per roll, kandidatkort, en karriärsida, en kandidatportal och en talangpool där kandidaterna kan fråga vad ni har sparat om dem och få det raderat. Systemet granskar ansökningar mot kraven med AI och skriver en motivering till varje bedömning, med luckorna utskrivna. Rekryteraren läser det och bestämmer: ingen går vidare eller får nej utan att en människa har fattat beslutet.

Skillnaden mot de flesta system ovan är att Kretsia också har konsultsidan. Ett konsultbolag kan bevaka nya uppdrag hos mäklare, marknadsplatser och företagens karriärsidor, matcha dem mot konsulterna på sin bänk med varje krav markerat som uppfyllt eller saknat och raden ur cv:t bakom, och söka utanför bänken när kompetensen saknas. Konsultchefen fattar beslutet. Läs mer om konsultbolag och rekryteringsbyråer och interna team.

Priset räknas per användare, alltså per person som arbetar i Kretsia, inte per jobb, per kandidat eller per konsult, och båda planerna innehåller obegränsat antal aktiva jobb. Beloppet går vi igenom på ett kort samtal; så ser planerna ut.